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企業は、出張が計画通りに実施された場合、投資したドルごとに12.5ドルまでの利益を増やすことができます。
現在のビジネスマンは、自分で予約するなど、独自の出張計画を好む傾向にあります。出張による投資収益率を最大化するために、企業は関連コストの削減に努めています。管理された出張プログラムと革新的な企業出張管理システムは、目標の達成に役立ちます。
企業出張管理ガイドを使用して、出張旅行を計画する際にこれらの目標を達成することができます。
企業出張管理とは具体的に何ですか？
「企業出張管理」という用語は、企業が出張関連支出を管理し、追跡し、会計を提供するプロセスを指します。企業出張の手配を社内の出張コーディネーター、社外の企業出張サービス、またはオフィスの管理担当者に委任することができます。
これらのプログラムは一般に企業出張管理「CTM」と呼ばれていますが、中小企業でも専門的なプログラムの恩恵を受けることができます。
企業出張管理の目標は何ですか？
出張は会社と従業員の成功にとって非常に重要であるため、一部の企業は企業出張管理プログラムを重視しています。ビデオ会議は一般的であるにもかかわらず、顧客と同僚の関係を構築および維持し、見込み客を顧客に変え、同業者とのネットワークを築く際には、対面での接触に代わる手段は依然としてありません。
企業は、次のような企業出張管理プログラムの利点について検討するとよいでしょう。
1- コスト削減対策
企業出張管理のエージェント、チーム、専門家は、平均的な従業員よりも出張についての知識が豊富である必要があります。多くの場合、航空券、ホテル、保険、その他の出張関連費用の最も優れた価格を交渉または見つけるのに適しています。
2- 時間の節約
出張の手配には、特に従業員が頻繁に出張する場合には、多大な時間と労力が必要です。企業出張管理チームは従業員や財務部門の責任を引き継ぎ、従業員が自分の業務に集中できるようにします。
3- ポリシーの施行
企業出張管理担当者は、出張規制の施行を支援し、企業がホテル、車、航空運賃の支出制限、ベンダーの規定、その他の要素に関するコンプライアンスを監視および強化できるようにします。
企業出張管理の6つの段階とは何ですか？
当初、「企業出張管理」の対象範囲は航空券と宿泊の予約のみに限定されていました。しかし、企業出張におけるカスタマイズの増加に伴い、従業員は外出時に追加のアメニティやサポートを求めています。 その結果、2 段階の企業出張管理プロセスは 6 段階のプロセスに進化しました。
会社の出張ポリシーの作成、航空券と宿泊施設の予約、従業員の出張費に関する出張後のレポートの作成はすべて、今日の高度な企業出張管理プロセスの一部です。
企業の出張管理と計画に関わる 6 つのステップを考えてみましょう。
1- 出張ポリシーの策定
会社の出張管理ポリシーは、企業の出張管理プロセス全体の基礎として機能します。従業員の出張の方法、滞在先、日当手当などを定めます。したがって、企業の出張戦略は、従業員の安全性と快適さを犠牲にすることなく、費用対効果の高いものでなければなりません。違反を防ぐためには、担当者も理解できるようにする必要があります。
企業出張管理会社は、旅費を最適化し、出張の目標を達成し、従業員の安全と快適さを確保する旅行戦略の策定を支援します。
2- 航空券とホテルの予約
企業の出張管理は主に、従業員の航空券とホテルの予約を担当します。
出張管理者は、さまざまな場所に旅行するスタッフのために、安全で快適な航空券やホテルを見つける責任があります。さらに、各従業員の予約は会社の規則に準拠する必要があります。通常、企業は複数のオンライン旅行代理店 (OTA) Web サイトにアクセスするのではなく、企業出張管理サービス (グローバル配信システムを利用) を利用して航空券を予約します。
ただし、現代の企業出張管理ビジネスには、航空券とホテルの予約を 1 つのプラットフォームに統合し、予約プロセスを合理化する自己予約ツールも含まれています。プラットフォームにログインすることで、従業員はポリシーに準拠した経済的な航空券や宿泊施設を自分で手配できます。
3- 従業員のサポート
海外出張中の従業員は、会議場所までの最短ルートを見つけたり、公共交通機関を利用したり、移動制限を遵守したり、緊急事態が発生した場合に支援が必要になる場合があります。したがって、24 時間体制でサポートを提供することは、企業の出張管理において最も重要な部分の 1 つです。
出張管理会社を雇って、従業員に 24 時間年中無休のサポートを提供することができます。評判の高い企業出張管理ビジネスを利用すれば、従業員は土壇場での変更が必要な場合や、すぐに支援が必要な場合に、専用のカスタマーサービスチームにアクセスできます。
また、現代の企業出張管理会社は、通常の営業時間外に顧客サービスを提供するために、人工知能を活用したチャットボットを提供しています。スタッフが出張中に見捨てられたと感じないように、これらのボットは通常の緊急事態だけでなく、ルート、目的地、交通手段などに関する問い合わせにも対応できます。
4- コンサルティング
コンサルティングサービスの提供には、ビジネス旅行者に旅行に役立つさまざまな情報を提供することが含まれます。 この情報には、目的地の国の伝統、海外旅行のエチケット、スタッフの安全性評価などが含まれます。企業の出張管理プロセスの進化と拡張により、コンサルティングサービスの需要が増加しています。
配慮義務計画は、優れたコンサルティングサービスの一例です。企業には、社内および出張中の従業員の安全を守る法的および道徳的義務があります。包括的な注意義務計画は、危険を軽減し、従業員の安全を確保するのに役立ちます。
旅行リスク評価チェックリストもコンサルティングサービスの例です。目的地、従業員の健康状態、緊急訓練、データセキュリティに関する具体的な質問を使用して、従業員の安全性のあらゆる領域を評価できます。コンサルティングサービスは、出張中の従業員の満足度を向上させるのに役立ちます。
5- 出張補助サービス
多忙な勤務日や終わりのない会議では、出張の手配がスタッフのストレスの原因になることは間違いありません。たとえば、計画が必要な予定された出張を忘れてしまう可能性があります。さらに、包括的な旅程を作成することが難しいと感じる場合もあります。
出張補助サービスには、旅程管理、出張に関する最新情報、浪費に対するアラームなどが含まれます。これらのサービスは、追加のサポートを提供することでスタッフの出張を容易にすることを目的としています。出張管理ソフトウェアを使用すると、社内出張管理の他のさまざまな側面を管理できます。 たとえば、今後の訪問をスタッフに通知して、直前の準備を可能にすることができます。
さらに、従業員が旅程管理で作成された予約に基づいて統合された旅程を作成できるように支援します。 スタッフはデジタル領収書管理にもアクセスできるため、領収書を取得し、承認のために経費報告書に迅速に組み込むことができます。
6- 分析とレポート作成
旅費に関するデータは、従業員の支出習慣、主なコスト分野、節約、ポリシー遵守などに関する洞察を提供します。 旅行支出を追跡し、（必要に応じて）健全な根拠に基づいて旅行ポリシーを調整するには、このデータを頻繁に記録および分析する必要があります。
企業出張管理ソフトウェアの技術により、従業員の出張支出と行動に関する 2 つの形式の出張経費レポートが可能になります。1 つ目は、ダッシュボードを利用して支出の即時状況を示すリアルタイムレポートです。 2 つ目は、旅行ポリシーの時間の経過に伴う進化を示す月次/四半期/年次レポートです。
企業の出張管理によくある問題
- フライトの予約に必要な電子メールの連鎖が延々と続くと、一日の計画が狂い、何も手につかなくなる可能性があります。
- 管理スタッフはすべての出張手配、予約リクエスト、航空会社の変更、キャンセルを処理する責任があるため、過重労働とストレスを抱えています。
- 財務チームと社内の他の部門との間のコミュニケーションは完全に途絶しており、誰がどの出張代金をなぜ支払っているのかを把握するのに苦労しています。
- 運営スタッフが入念に作成した旅行ポリシーは、誰も読んでいません。
- 乗客の柔軟性という点では、独自に旅行を予約するのとは異なります。
- オンライン予約は、多くの旅行者にとって必須です。会社のガイドラインの枠組み内で計画する必要があります。
4 つの簡単なステップでプロのように出張旅行を計画する方法
以下は、どんな規模のビジネス旅行でも計画する際の提案です。
- 賢い予約ツールを選ぶ
- 旅行者のための 24 時間体制のサポートを確保する
- 旅行支出データのリアルタイムの整理と使用
- 行政と財務間の連携強化
1- 賢い予約ツールを選ぶ
インターネット予約サービスの出現以来、世界中の企業が出張の予約と消費者向け Web サイトを利用するようになりました。
一般消費者向けのツールを使って航空券を予約するとどうなると思いますか？物事を監視している人がいないため、CFO は悪代官を演じなければなりません。どのような組織においても、財務チームは、企業の隠れた旅費を非常に慎重かつ制御された方法で管理する責任があります。
それなしでは移行は技術的に不可能です。最新の出張管理の第一歩は、信頼できるユーザーフレンドリーなプラットフォームを確立することです。
2- 旅行者に対する 24 時間体制のサポートを確保する
24 時間年中無休で旅行サポートを提供するには、眠る必要のない吸血鬼にならなければなりません。そのため、最善の策は、あなたの代わりにサポートしてくれる信頼できるパートナーを見つけることです。
3- リアルタイムの旅行支出データの整理と使用
企業出張管理を成功させるのは、オフィスの管理担当者に限定されるものではありません。経費管理には、財務部門と運用部門間の緊密な協力も必要です。なぜなら、正確でありながら旅行費用に関する有益な洞察を提供するデータが必要だからです。
費用センター、およびラベルを利用し、すべての旅行が報告ツールで利用可能になるようにすることで、財務チームがトレンド、漏れ、予算最適化の機会を特定するのに役立つ洞察に満ちたレポートを生成できます。
4- 管理と財務間の連携の強化
最新の出張管理が組織全体に役立つという事実は、その最も重要な要素です。 旅行者に優れたサポートを提供することについて話し合いました。管理者としての時間の節約について説明しました。では、財務はどうなのでしょうか？
- 承認プロセスの合理化
管理チームと財務チームの承認プロセスへの参加を可能な限りシームレスにします。
- 簡単に取得できる請求書
支出を調整し、明確な払い戻し手順を確立できるように、すべての請求書は財務チームによって迅速に収集される必要があります。これを行うには、旅行支出を単一の月次請求書にまとめるプラットフォームを利用するのが最も効果的です。
- 支出を即座に追跡する機能
すべての旅行支出を 1 つのプラットフォームに統合し、誰が何をどのように支出しているかを報告するためのレポートを生成できます（タグとラベルを使用）。請求書の場合と同様に、月次レポートを提供する必要があるか、それとも自分でダウンロードすることを好むかを決定します。
- 出張のコスト削減
時間の節約は、出張を解決するための 1 つの側面にすぎません。1980 年代から 1990 年代の旅行を予約するためのプラットフォームは、今でも多くの企業で使用されています。これは、顧客が支払う価格よりも高い価格に在庫を値上げしていることを示しています。出張費を削減し、消費者向けの出張料金を導入して財務スタッフに好印象を与えます。
トップクラスの企業出張管理ソフトウェア
企業出張の管理用に特別に設計されたソフトウェアは、出張のスケジュール設定や整理から追跡やレポート作成に至るまで、あらゆる用途に使用されます。
その他の注目すべき機能と用途には、企業の出張管理要件の自動化、旅行請求書とサービス提供者の統合などがあります。
企業出張管理ソフトウェアの経験豊富なユーザーであっても、調査を始めたばかりであっても、必要な情報はすべてここで見つかります。
空港コンシェルジュ サービス用ツール
airssist (iOS – Android )
お客様は最高の空港コンシェルジュサービスが受けられるはずです。airssist がお出迎えし、セキュリティ、入国審査、チェックインのプロセスをスピードアップし、案内係、ポーター、バギーなどのサービスで安心してご旅行いただけます。
最も贅沢な空港移動と到着/出発体験は、airssist のお出迎えサービスによって提供されます。 ファーストクラスに乗らなくても、これらすべてを入手できます。
出張予約ツール
TravelPerk (iOS – Android)
TravelPerk は、世界最大の旅行在庫を 1 か所に統合することで、この問題に取り組みます。 TravelPerk は、個人用に使用する Web サイトと同様に、多くの航空会社、ホテル、電車などをダッシュボードとモバイル アプリに統合し、チームがアクセスする必要があるプラットフォームの数を減らします。
財務チームにとって、事態はますます興味深いものになり続けています。会社のすべての旅行を 1 か所で予約すると、予約の管理とレポートの作成が非常に簡単になります。
Airbnb for Work (iOS – Android)
ビジネス旅行のグループ向けに、さまざまな宿泊オプションを予約できます。
しかし、いくつかの重要な違いがあります。
- 予約はビジネスプロフィールに関連付けられます。 そのため、チームメンバーは希望する物件を予約することができ、財務チームは後で誰にもフォローアップすることなく情報を収集して請求書を作成できます。
- それは寝床だけではありません。ミーティングや会議室、一時的なオフィススペースもすべて借りることができます。
- グループで旅行している場合は、Airbnb Experience を使用して素晴らしいチームビルディングアクティビティを見つけることもできます。
TravelBank (iOS – Android)
TravelBank は TravelPerk に似ています。 チームメンバーは、単一のプラットフォームを通じてすべての旅行を予約できます。
これは、最初から最後まで旅行を検索、予約、管理できることを意味します。すでに述べたように、スタッフがスケジュールを設定して支払いを行える単一の場所を提供することも常に大きな利点です。
しかし、消費者の大多数は、その支出レポート機能を同様に高く評価しています。 ユーザーは航空券や地上交通機関の領収書のスクリーンショットを撮ることができ、以下の機能の一部と同様に、名刺の料金と比較されます。
Flightfox (Website)
Flightfox は、旅行代理店の経験を持ちたいが、最新のソフトウェアも必要な場合に、今後の旅行を評価したり、経費記録をダウンロードしたりできる、オンラインの企業出張管理ツールを提供する旅行代理店管理システムです。
Salestrip (iOS – Android)
Salesforce を使用する営業チームやコンサルタントにとって、Salestrip は企業出張管理ソフトウェアの有力な代替手段となる可能性があります。CRMレベルで旅行を追跡および管理できるため、さまざまなクライアントアカウントに関連付けることができます。
旅費管理ツール
Expensify (iOS – Android)
支出管理の業界標準は Expensify です。簡単な経費追跡のためのスマートフォン アプリを提供しています (領収書の写真を撮るだけで、データが自動的に入力されます)。
さらに、新しいクレジットオプションが追加されたため、スタッフメンバーは多数の取引の領収書をアップロードすることを心配する必要さえなくなりました。
Brex (iOS – Android)
Brex は、新規企業と既存企業の両方に適したビジネスクレジットカードです。他のほとんどのカードよりも優れたリワード、より大きなクレジット限度額を提供し、旅行を含むすべてのカテゴリーで支出を監視および管理することを簡単にします。
Spendesk (iOS – Android)
Spendeskは、企業がクレジットカードサービスと支出管理ソフトウェアを介して支出を追跡および管理するのを支援します。企業はすべての支出をリアルタイムで分類し、カテゴリー分けして予算上の決定を行うことができます。
チームの出張をストレスフリーにする方法
今後の会議やプレゼンテーションなどに関するメモなど、従業員の頭の中にはたくさんのことが考えられます。特にグローバルなビジネス旅行をスムーズでストレスフリーにすることが優先事項です。出張プランナーや出張ガイドは必要なく、いくつかの簡単な方法でそれを行うことができます。airssist はチームのために企業旅行をストレスフリーにする方法のリストを提供します。
airssistと提携して旅行を手配する
多くの旅行コーディネーター/マネージャーが、世界中の出張旅行者に提供される空港サービスの高得点でairssistを最高の支援と賞賛しています。オンライン予約プラットフォームから、空港コンシェルジュVIPサービス、空港出迎え＆送迎、運転手とリムジンサービス、VIPターミナルなど、優れたサービスを提供しています。お問い合わせください！
